{"id":146167,"date":"2023-04-25T08:43:02","date_gmt":"2023-04-25T08:43:02","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ninjaone.com\/blog\/6-wichtige-vorteile-von-automatisierter-dokumentation\/"},"modified":"2024-05-20T13:17:27","modified_gmt":"2024-05-20T13:17:27","slug":"6-wichtige-vorteile-von-automatisierter-dokumentation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ninjaonesandbox.dev\/de\/blog\/6-wichtige-vorteile-von-automatisierter-dokumentation\/","title":{"rendered":"6 wichtige Vorteile von automatisierter Dokumentation"},"content":{"rendered":"

Das Erstellen, Organisieren und Verwalten von Dokumentationen ist m\u00fchsam, aber es ist eine wichtige Aufgabe in jeder Abteilung eines Unternehmens. Die Statista-Studie zur digitalen Dokumentation<\/a> zeigt, in welchem Umfang die einzelnen Unternehmensabteilungen digitale Dokumentationstools verwenden: 62% im Vertrieb, 57% im Marketing, 53% im Rechnungswesen, 41% in der IT, 39% in der Rechtsabteilung, 35% im operativen Gesch\u00e4ft und 28% in der Personalabteilung. All dieser Verwaltungsaufwand summiert sich, aber zum Gl\u00fcck k\u00f6nnen sich Unternehmen nun auf eine automatisierte Dokumentation und deren Vorteile verlassen, um Prozesse zu vereinfachen.<\/p>\n

Was ist automatisierte Dokumentation?<\/b><\/h2>\n

Einer der Gr\u00fcnde, warum Unternehmen die Dokumentation vernachl\u00e4ssigen<\/a>, besteht darin, dass sie sie als Verschwendung von Zeit und Ressourcen ansehen. Das kann auch stimmen\u00a0\u2013 vor allem, wenn Unternehmen ihren Dokumentationsbedarf manuell bew\u00e4ltigen. Eine genaue Dokumentation<\/a> ist jedoch f\u00fcr fast jedes Unternehmen oder jede Organisation unerl\u00e4sslich, um erfolgreich und gut strukturiert zu arbeiten.<\/p>\n

Um die Dokumentation so schnell, einfach und pr\u00e4zise wie m\u00f6glich zu gestalten, setzen Unternehmen auf die Automatisierung von Dokumentation. \u201eAnstatt unsere normale Routineaufgabe mit der manuellen Erstellung von Dateien auszuf\u00fchren, werden bei der Dokumentenautomatisierung intelligente Felder zur Erstellung elektronischer Dokumente eingesetzt. Wenn wir zum Beispiel eine Software zur Automatisierung von Dokumentation einsetzen, um Rechnungen zu erstellen, f\u00fcgt sie einfach Informationen zu bereits vorhandenen Vorlagen hinzu und sendet sie an die entsprechenden Adressen,\u201c so Inkit.<\/p>\n

Der Bedarf an automatisierter Dokumentation<\/b><\/h2>\n

\u201eDie Zeit, die Sie mit der Suche nach den richtigen Informationen verbringen, ist eine der Hauptursachen f\u00fcr Ineffizienz. Ein durchschnittlicher Knowledge-Worker verbringt etwa 2,5 Stunden pro Tag oder 30% der Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen,\u201c hei\u00dft es im Dokumentationsleitfaden von ITGlue<\/a>. Um diesen Prozess zu optimieren sowie Zeit und Aufwand zu sparen, investieren Unternehmen in automatisierte Dokumentation. Mit automatisierter Dokumentation k\u00f6nnen Teammitglieder notwendige Informationen schnell erfassen und finden, ohne Zeit zu verschwenden.<\/p>\n

5 Branchen, die von automatisierter Dokumentation profitieren<\/b><\/h2>\n

Obwohl viele Unternehmen von einer automatisierten Dokumentation profitieren, stechen f\u00fcnf Branchen hervor, die von der Umstellung auf automatisierte Dokumentationsprozesse am meisten profitieren k\u00f6nnen.<\/p>\n

IT<\/b><\/h4>\n

IT-Teams und MSPs<\/a> sind t\u00e4glich auf Dokumentation angewiesen, um Informationen \u00fcber Netzwerke und IT-Assets zu finden. Ohne Dokumentation und Informationen \u00fcber IT-Best\u00e4nde und Netzwerke sind die Teammitglieder oft ratlos und nicht in der Lage, effektiv zu arbeiten oder sich abzustimmen.<\/p>\n

Gl\u00fccklicherweise gibt es zahlreiche Tools zur Dokumentation von Netzwerkbest\u00e4nden<\/a> sowie andere Systeme und IT-Dokumentationsvorlagen<\/a>, mit denen Unternehmen m\u00fchsame Dokumentationsprozesse automatisieren k\u00f6nnen. Zu den Dokumenten, die IT-Teams h\u00e4ufig automatisieren, geh\u00f6ren Active Directory<\/a> (AD)-Dokumente, Rechnungsdokumente, Kontaktformulare und vieles mehr.<\/p>\n

Finanzwesen<\/b><\/h4>\n

Unternehmen in der Finanzbranche haben t\u00e4glich mit wertvollen und geheimen Informationen zu tun. Daher ist es unerl\u00e4sslich, dass ihre Dokumentation korrekt und l\u00fcckenlos ist. Eine automatisierte Dokumentation hilft nicht nur den Angestellten bei der Verwaltung der Dokumentation, sondern stellt auch sicher, dass Qualit\u00e4t und Genauigkeit der Dokumente den Standards entspricht.<\/p>\n

Rechtswesen<\/b><\/h4>\n

Juristische Dokumente sind komplex, aber mit automatisierter Dokumentation und Vorlagen k\u00f6nnen sie viele Stunden an Zeit und Arbeit einsparen. Einige Beispiele f\u00fcr lange, komplizierte Dokumente, die Unternehmen in der Rechtsbranche h\u00e4ufig automatisieren, sind NDAs (Geheimhaltungsvereinbarungen), andere Vertr\u00e4ge, Einkaufsvereinbarungen und mehr.<\/p>\n

Gesundheitswesen<\/b><\/h4>\n

Mitarbeitende im Gesundheitswesen erfassen gro\u00dfe Mengen an Patientendaten und m\u00fcssen diese Daten auf Basis von Gesetzen wie dem US-amerikanischen HIPPA<\/a> oder der deutschen DSGVO vertraulich behandeln. Automatisierte Dokumentationssysteme helfen nicht nur dabei, Patientendaten sicher zu verwahren, sondern erstellen auch Vorlagen f\u00fcr Dokumente, die h\u00e4ufig verwendet werden, wie Patientenakten, Testergebnisse, Einverst\u00e4ndniserkl\u00e4rungen und mehr.<\/p>\n

Regierung und Verwaltung<\/b><\/h4>\n

Fast alle Beh\u00f6rden haben irgendwann einmal mit vertraulichen Informationen zu tun. Regierungsbeh\u00f6rden haben bei der Dokumentation bestimmte Standards und Vertraulichkeitsregeln. Um sicherzustellen, dass die Angestellten in der Lage sind, die Dokumentation schnell zu bearbeiten und zu verwalten und dabei die notwendigen Standards einzuhalten, automatisieren viele Beh\u00f6rden ihre Dokumentationsprozesse.<\/p>\n

6 wichtige Vorteile von automatisierter Dokumentation<\/b><\/h2>\n

1) Zeit und Ressourcen sparen<\/b><\/h4>\n

Teamogy<\/a> stellt fest: \u201eIm Durchschnitt verbringt ein:e Mitarbeiter:in 5 Stunden pro Woche mit der Suche nach Dokumenten. Aus Sicht des Unternehmens sind das 20 Stunden pro Monat, in denen der\/die Mitarbeiter:in Zeit und Energie verschwendet, die er\/sie besser f\u00fcr effizientere und bessere Arbeit nutzen k\u00f6nnte.\u201c Mit der automatisierten Dokumentation m\u00fcssen die Angestellten weniger manuell dokumentieren und k\u00f6nnen so Zeit und Arbeit sparen.<\/p>\n

2) Qualit\u00e4t verbessern<\/b><\/h4>\n

\u201eEin gut konzipiertes und dokumentiertes System hat viele Vorteile: Es stellt sicher, dass die Qualit\u00e4tsstandards routinem\u00e4\u00dfig eingehalten werden, minimiert das Fehlerpotenzial, reduziert die Ausfallzeiten bei St\u00f6rungen, da schnell auf relevante Daten zugegriffen werden kann, und erm\u00f6glicht eine einfache \u00dcberwachung der Prozesse, so dass die Prozessergebnisse analysiert und entsprechende Anpassungen vorgenommen werden k\u00f6nnen,\u201c erkl\u00e4rt Real Regulatory<\/a> aus Sicht eines Qualit\u00e4tsmanagementsystems (QMS). Die automatisierte Dokumentation reduziert menschliche Fehler und stellt sicher, dass die Informationen korrekt und vollst\u00e4ndig sind.<\/p>\n

3) Zusammenarbeit erleichtern<\/b><\/h4>\n

Die Vorteile der Zusammenarbeit von Teams am Arbeitsplatz<\/a> sind zahlreich. Durch die Kollaboration verbessern sich die Teams in vielen wichtigen Bereichen, wie Probleml\u00f6sung, Anpassungsf\u00e4higkeit, Partizipation, gemeinsame Nutzung von Kompetenzen, Zielorientierung und Engagement. Eine automatisierte Dokumentation vereinfacht den Prozess der Kollaboration und stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und bei Bedarf Zugang zu den erforderlichen Informationen haben.<\/p>\n

4) Compliance-Standards einhalten<\/b><\/h4>\n

Viele Unternehmen, die gro\u00dfe Mengen an Dokumenten und Dokumentation verwalten \u2013 beispielsweise MSPs, Anwaltskanzleien, Banken, Beh\u00f6rden und \u00e4hnliche\u00a0\u2013 m\u00fcssen Compliance-Standards einhalten. Eine automatisierte Dokumentation hilft Unternehmen bei der Einhaltung von Compliance-Standards und sammelt au\u00dferdem wichtige Informationen f\u00fcr zuk\u00fcnftige \u00dcberpr\u00fcfungen. \u201eDas F\u00fchren ordnungsgem\u00e4\u00dfer Aufzeichnungen ist ein entscheidender Aspekt eines jeden Compliance-Ansatzes. Die Dokumentation spielt eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung der Compliance und bei der Bereitstellung von Nachweisen f\u00fcr die zust\u00e4ndigen Beh\u00f6rden,\u201c so ITGlue<\/a>.<\/p>\n

5) Motivation der Angestellten steigern<\/b><\/h4>\n

Dokumentation ist m\u00fchsam, zeitaufw\u00e4ndig und oft frustrierend. Es gibt viele Herausforderungen bei der Dokumentenerstellung<\/a>, mit denen Angestellte konfrontiert sein k\u00f6nnen. Mit einer automatisierten Dokumentation reduzieren Unternehmen den Bedarf an manuellen Eingriffen, was die Arbeitsmoral der Angestellten st\u00e4rkt und ihnen einen Teil der Arbeit abnimmt.<\/p>\n

6) Entscheidungsfindungsprozesse vereinfachen<\/b><\/h4>\n

Um fundierte Entscheidungen treffen zu k\u00f6nnen, ben\u00f6tigen Teammitglieder genaue Informationen. Tats\u00e4chlich ist die Auswertung von Informationen und Daten einer der wichtigsten Faktoren, um gute Gesch\u00e4ftsentscheidungen zu treffen<\/a>. Mit automatisierter Dokumentation ist es einfach, diejenigen Informationen zu finden, abzurufen und zu organisieren, die Sie ben\u00f6tigen, um die richtigen Entscheidungen f\u00fcr Ihr Unternehmen zu treffen.<\/p>\n

Wichtiges Hinweise, bevor Sie zur automatisierten Dokumentation wechseln<\/b><\/h2>\n

Es gibt eine Vielzahl von Tools f\u00fcr die automatisierte Dokumentation, und die Wahl des besten f\u00fcr Ihr Unternehmen ist keine leichte Aufgabe. Bevor Sie von der manuellen zur automatisierten Dokumentation wechseln, sollten Sie vier wesentliche Faktoren ber\u00fccksichtigen:<\/p>\n